こんにちは、地方でフリーランスとして働く奥地です。

鹿児島は、引き続き「西郷どん」ブームに沸いています。

 

 

新年度が始まり半月が過ぎましたが、皆さんはいかがお過ごしでしょうか。
私は、保育園、小学校、中学校、学童から子どもたちが持ち帰る書類の作成に追われています。

仕事は、改めて4月の案件数を数えてみたところ、8社20案件が同時進行中。
中には、お待ちいただいている案件もあり、質を担保しつつスピードアップが目下の課題です。

 

今回は、日々改善中ではありますが、私なりのスケジュール管理とタスク管理の方法をご紹介します。

 

 

スケジュール管理：紙の手帳

 

スケジュール管理に使っているのは、紙の手帳。

Googleカレンダーなどを使ってみたこともあったのですが、スマホでの入力が苦手な私には紙の手帳が一番合っているようです。

家族の予定を含めたプライベートのスケジュールと、仕事の打合せなど時間が決まっているものは、「紙の手帳」に書いています。

 

手帳で使っているのは、ほぼマンスリーのページのみ。
殴り書きで、ペンの色も特にルールはなく、手元にあるペンでパパっと書いてしまうことが多いです。
予定が変更になったら、二重線で消しておしまい。

 

枠外には、4月だと長女が一人旅をしたので、そのときの航空券の予約番号など、ちょっとしたことをメモしています。

あとは、一番目立つ場所に、毎月の目標を書いています。

 

タスク管理：Google Keep

タスク管理に使っているのは、「Google Keep」。

あまり知られていませんが、名前から分かるようにGoogleが提供する無料のオンラインメモサービスです。
付箋のように画面にペタペタとメモを貼っていく感じで使えます。
メモの順番は、自由に入れ替えることができ、ピン留め（固定）することも可能。

 

気に入っている理由は、次の4つです。

• 非常にシンプルで使いやすい
• メモを保存しておくことができる
• アラーム機能がある
• スマートフォン用のアプリがある

ToDo管理は2つのメモで

 

ToDo管理は主に2つのメモ（チェックリスト付）を使っています。

 

黄色の「現在のToDo」というメモには、現在抱えている業務を全て書き出しています。
作業漏れが発生しないよう、業務が発生した時点で書き込むのがマイルール。
「現在のToDo」メモは週に1回作り直し、1週間でどれだけ仕事を行ったかの記録も兼ねています。

 

もう一つは、水色の「今日のToDo」を書き出しているメモです。
基本的には「現在のToDo」の中から今日すべきものを記していますが、これに加えて「ブログのコメントに返信する」「病院の予約をする」「夕食を16時までに作る」といった、ちょっとしたタスクもメモしています。
日によって、タスクが多い日は、実施する順番を入れることも。
業務が終われば、水色のメモにチェックを入れ、タスクを消していきます。

 

終業時もしくは始業時に、翌日のメモを作成。
このときに黄色の「現在のToDo」メモも見直して、作業が終わったものをチェックし、必要があれば追記します。
終わったメモは保存しておきます。

 

少し手間といえば手間ですが、「今日のToDo」と「現在のToDo」でダブルチェックすることで、作業が漏れてしまうことがないよう工夫しています。

 

定期業務はアラームを設定

 

何曜日の何時までに先方から入稿があるといった定期業務は、アラームがなるように単独でメモを作成しています。
届かなかった場合に、早めに先方にご連絡できるようにするためです。

また集中しすぎると時間を忘れてしまいがちなので「終業」というメモを作り、毎日17時にアラームがなるように設定しています。

 

細切れの時間にやること

 

打合せまで少し時間ができたとき用に、やりたいことも予めメモしておくことが多いです。
メモしておかなくても……といった内容もあるのですが、メモが目に入ると実行に移せることが多いので、書いているといった感じですね。

 

20代の頃は、メモしなくても忘れることはなかったのですが、年々忘れやすくなっている気がして、メモが欠かせなくなりました。
その時々で、こういったことも変えていかないといけないのだなと感じます。

では、今週も元気に過ごしてまいりましょう！