地方でフリーランスとして生きること

1日2時間を捻出!生産性向上のためのToDo管理

受託業務以外の時間を増やしたくて、年明けからToDo管理の方法を見直しました。その結果、1日2時間の捻出に成功!元々の生産性の低さにも驚きますが、予想以上の効果に自分でもビックリしています。
簡単に言うと、時間の予約と成果の記録が、想像していた以上の効果がありました。

 

ToDo管理は時間の予約まで


タスク管理は、「Google Keep」を使用。

20案件を並行する私が活用する「紙の手帳」と「Google Keep」』で紹介した通り、「現在のToDo」というメモに、現在抱えている案件を全て書き出し、そこから「今日のToDo」メモに記載していきます。この方法は、現在も継続中です。
今年に入って追加したのは、「現在のToDo」と「今日のToDo」を見ながら何を何時にやるか決め、カレンダーに入力する作業。Googleカレンダーなら同じウインドウでGoogle Keepも開けるので、入力しやすいでしょう(私は、仕事の関係で別のツールを使用中です)。
Google Keepを使う方法が気に入っていますし、正直、カレンダーにまで登録するのは二度手間で、管理することに時間をかけるのは無駄だと思っていました。
ところが、カレンダーに書き出すようになり、次に何をしようという迷いがないのは予想以上に快適です。
特に、疲れているとき、仕事へのモチベーションが下がっているときは、「次は何をしよう……」と考えていたはずが、気付いたらデスクの掃除をしていたり、調べ物をしていたはずが、友達のFacebookをチェックしていたり。こういった、いつの間にか時間が経っていたということが、グッと減りました。
どんな状態のときも、淡々と自分で決めたスケジュールをやるだけというのは、楽ですね。
一日のスケジュールをしっかりと見える化したことで、決めた時間内に終わらせないと後が辛くなるというのを実感しやすくなり、集中力も上がっているように思います。
一日のスケジュールを決めるときに、気を付けているポイントは次の2点。

優先度の高い仕事は午前中に設定

突然、急ぎの仕事を頼まれたり、体調不良の方のフォローに入ったり、子どもが体調を崩したり、予定通りにいかないことがどうしても出てきます。
そんなときでも慌てないよう、納期が近い仕事などは予定通りに進めやすい午前中に設定。午後は翌日の朝行うことでも問題がない業務を入れるよう意識しています。
また、会議の前後は、15分程度のズレが生じることがあるので、メールチェックなど短時間で対応できる業務を入れることが多いです。
ちなみに、スケジュールを立てるときに推奨されることが多い予備の時間は作っていません。決めた時間に終わらせるという意識を強く持ちたいのと、前述したように、どうしても対処が難しい場合は予定の組み換えで対応できるようにしているためです。このあたりは、好みや仕事の状況にもよると思います。

お昼休みも設定

先週書いた通り、今年はウォーキングと食事に気を付けているので、この時間も一日のスケジュールに入れています。
自宅で一人で仕事をする機会が多いフリーランスの方は、詰め込み過ぎてしまいがちですので、休む時間を設定するのはおすすめです。
ちなみに私は、朝起きてから6時までのひとり時間と9時から18時までの予定のみ入力し、18時以降の家族との時間については入力していません。ほぼ決まっているというのもありますが、プライベートは子どもたちのその日のペースを優先したいので、あまり細かく決めないほうが合っているようです。

 

振り返ることで、より仕事も自分も見えてくる

スケジュールは入力して終わりではなく、実際に予定していたToDoが終わったタイミングで、カレンダーの時間を変更。
予定時間内に終わらなかった場合は、必ず理由を考えてノートにメモするようにしました。すぐに改善できることは対応しますが、改善が思いつかなかった場合は深追いはせずに、メモが貯まったときに改めて見てみると、自分を客観的に見られて役立ちます。自分はこういったときに時間がかかる傾向にあるなといったことが、一度時間をおき、メモだけを見ることで、発見できおすすめです。
今、話題の書籍「#メモの魔力(前田裕二 著)」を読み、このあたりはもっと改善していくと、さらに結果へ繋げていけそうな手応えを感じたので、今後さらに改善していく予定です。

奥地 美涼

奥地 美涼

都会で働くキャリアウーマンを夢見て東京の大学院に行ったものの、企業に就職することなく、2005年から故郷である鹿児島でフリーランスという形で仕事をしています。地方に住みながらも約7割のお客様は関東の会社です。ライター業からスタートして、今はWeb関連の業務を主に担当しています。仕事に関するご相談は、HPの「実績&お問い合わせ」、あるいはTwitterのDMよりご連絡をください。

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